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O que deve conter uma planilha de prospecção de clientes?

A prospecção de clientes é uma atividade que envolve a geração de um grande volume de informações. O vendedor pode até garantir que tem boa memória, mas no fim de uma semana intensa de trabalho, dificilmente conseguirá se lembrar de detalhes das conversas que teve com cada um dos possíveis novos clientes.

Alguns vendedores até possuem o hábito de anotar as partes mais relevantes das conversas na agenda. O problema é que, registradas dessa forma, as informações não pertencem à empresa, mas, sim, ao colaborador. Caso ele decida sair da organização, levará consigo todos esses dados valiosos.

Além de a prospecção de clientes ser uma atividade custosa, as informações coletadas são importantes ao longo de todo o processo de venda. Detalhes revelados nessa etapa podem impactar o fechamento do negócio meses após o primeiro contato, mas para que seja possível utilizar essas informações, elas devem estar devidamente registradas, e, nesse sentido, é aconselhável o uso de ferramentas, como uma planilha de prospecção de clientes.

O uso de ferramentas adequadas

Existem diversas opções de ferramentas disponíveis para registrar as informações de vendas. É fundamental, no entanto, que sua funcionalidade seja adaptada às necessidades e à realidade tanto da empresa como do vendedor.

Não raro, empresas utilizam CRMs extremamente complexos, com um preenchimento de dados que toma muito tempo da equipe comercial. O resultado disso? Os vendedores se sentem desmotivados a alimentar o sistema e acabam voltando para a velha técnica de anotações na agenda.

Dentro deste contexto, uma alternativa eficiente é uso de uma Planilha de Prospecção de Clientes. Pela simplicidade e praticidade na hora de preencher os dados, ela resolve o problema da desmotivação dos vendedores na hora de registrar as informações. Além disso, uma planilha de prospecção de clientes fica facilmente acessível para todos os interessados.

O que deve conter uma Planilha de Prospecção de clientes?

Evidentemente, as informações que cada Planilha de Prospecção de Clientes deve conter variam de acordo com a natureza do negócio e os objetivos traçados por cada empresa. Confira alguns elementos que costumam fazer parte dessa planilha.

Informações sobre o perfil do cliente

Uma planilha de prospecção de clientes costuma conter informações gerais sobre o perfil do cliente e da pessoa encarregada da negociação como:

  • Nome da empresa;
  • Perfil da empresa nas redes sociais como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter;
  • Nome, telefone e e-mail dos contatos envolvidos na negociação;
  • Informações sobre o contato. Por exemplo, quais são seus gostos pessoais, seus hobbies, sua hierarquia e poder de decisão dentro da empresa, etc;
  • Informações sobre a história da empresa, sua missão, os valores, o perfil cultural, etc.
  • Expectativas e desafios que a empresa está enfrentando.

Follow-up

A Planilha de Prospecção de Clientes costuma conter um registro de todos os contatos que vão sendo realizados ao longo do tempo. Geralmente, eles são separados em colunas, que podem ser chamadas Primeiro Contato, Segundo Contato, Terceiro Contato e assim por diante.

É importante que, em cada um, constem informações como:

  • Data do contato;
  • Forma de contato, ou seja, se foi presencial, por telefone, e-mail, etc.
  • Teor da negociação
  • Ações a serem realizadas na sequência

Um dica em relação ao folow-up é diferenciar com cores o status da negociação. Por exemplo: usar as colunas em azul para demonstrar que, no contato, houve pouco interesse por parte do cliente, verde para mostrar um início de conversa com boas expectativas, laranja para propostas interessantes e vermelho para negociações em processo de conclusão. Não se esqueça de usar legendas explicando o uso de cada uma dessas cores.

Dicas para não errar na hora de usar a planilha de prospecção de clientes

Nunca deixe para depois

As informações precisam ser alimentadas de forma disciplinada e diariamente. Se o vendedor fora anotá-las no dia seguinte, certamente vai deixar passar detalhes importantes que poderão impactar nas negociações futuramente.

Quanto mais informações melhor

Informações que podem parecer detalhes irrelevantes em um momento da negociação podem se tornar decisivas em outros. Alimente a planilha de prospecção de clientes com o máximo de informações que conseguir.

Use cores

As informações contidas em uma planilha de prospecção de clientes precisam ser facilmente visualizadas. O uso de cores indicando o status da prospecção e as ações que devem ser executadas com urgência podem auxiliar a interpretação das informações e direcionar os contatos mais eficientemente.

Use a tecnologia a seu favor

O uso de uma planilha de prospecção de cliente eletrônica disponível na nuvem permite que você consiga preencher as informações por meio de diferentes dispositivos. Além disso, essa é uma forma de compartilhar, de forma instantânea, as informações com a empresa e os demais interessados, além de já servir como backup na nuvem.

Além das planilhas, existem outras ferramentas que focam na simplicidade e praticidade como forma de registrar as informações ao longo do processo de vendas. A Fiedlink é uma delas: com um simples nome de empresa você já pode cadastrar o cliente e começar a fazer anotações sobre os contatos e o andamento das negociações.

O importante é que a ferramenta esteja alinhada tanto com as necessidades da empresa, como com a realidade do vendedor, e que seja uma facilitadora no processo de negociação.

Quais elementos estão contidos nos seus modelos de planilha de prospecção de cliente? Compartilhe com a gente nos comentários!

 

 

 

Fabrizio

COO em FieldLink.me