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6 dicas para ter um relatório de visitas eficiente

O monitoramento das ações do setor de vendas é extremamente importante para garantir um bom desempenho da equipe comercial. Não basta criar metas e esperar pelos resultados, é preciso acompanhar os esforços das ações rotineiras do setor para identificar os pontos fortes e que pode ser melhorado.

Um gestor que depara com um desempenho abaixo do esperado pode se perguntar se a equipe está realizando o esforço necessário para conquistar as metas, se todos os clientes estão sendo visitados, se as abordagens nas visitas estão rendendo bons resultados e se vendedores estão buscando visitar novos clientes. 

Todos esses questionamentos podem ser respondidos com um completo e eficiente relatório de visitas, e é sobre ele que vamos falar no artigo de hoje. Acompanhe.

A importância do relatório de visitas

A análise do relatório de visitas permite mapear uma parte importante do processo comercial. Quem trabalha com vendas sabe que a maioria dos negócios não é fechada em um único contato, e que estratégias de follow up são fundamentais para a fidelização de um cliente.

Um bom relatório de visitas permite acompanhar a frequência do contato, traz um registro dos principais pontos que foram discutidos e que podem ser utilizados estrategicamente em contatos posteriores, além de trazer informações valiosas para o desenvolvimento da estratégia de vendas.

Muitos vendedores e gestores ainda relutam para a implantação do relatório de visitas, alegando que a burocratização torna as atividades do setor mais lentas e menos produtivas, mas com o uso da ferramenta correta é possível captar e organizar essas informações de forma rápida e dinâmica.

Confira, a seguir, 6 dicas para montar um relatório de visitas completo e eficiente.

Solicite apenas dados relevantes para a sua empresa

Na hora de definir que dados devem ser coletados, é importante sempre ter em mente a relevância que aquela informação representa para as estratégias de vendas e a organizacional. Se o vendedor vai investir seu tempo preenchendo um relatório, é fundamental que a empresa saiba claramente o que vai ser feito com cada uma das informações.

Fuja também de informações genéricas – os dados devem ser específicos para que possam ser conclusivos e dar origem aos planos de ação.

Use as informações de forma construtiva

Muitas empresas usam o relatório de visitas como uma forma de atacar e criticar as equipes. Se o desempenho do time de vendas não está atendendo às expectativas, essa ferramenta pode indicar que é necessário empreender um esforço maior com prospecção, aumentar a frequência dos contatos, mudar a abordagem, etc.

O gestor deve identificar esses pontos fracos e criar planos de ação para corrigir as falhas. Afinal, não faz sentido apontar um erro sem orientar o que deve ser feito para superá-lo.

Agilidade e pontualidade

Um relatório de visitas entregue com atraso vai conter a análise de uma situação passada. Neste meio tempo, a situação pode ter mudado, o problema ter se aprofundado e a recomendação perdido a validade.

O relatório de visitas deve refletir a situação atual e permitir correções rápidas e ágeis, portanto, é fundamental que ele seja entregue dentro do prazo estabelecido.

Oriente a sua equipe a preencher os dados do relatório de visitas a forma correta

Tão grave quanto não acompanhar as ações é criar planos a partir de informações incorretas. Pode parecer absurdo, mas grandes erros estratégicos, muitas vezes, são cometidos por ter como base informações que não refletem a realidade do negócio.

É importante que o gestor oriente a equipe a preencher todas as informações solicitadas pela empresa da forma correta, e promover um treinamento para esclarecer dúvidas sobre o uso do software pode ser uma boa alternativa para evitar a coleta equivocada de dados.

Inclua metas no relatório de visitas

Para garantir a eficiência da estratégia de vendas, é importante que os resultados das ações empreendidas sejam comparados às metas previamente estabelecidas. Elas podem ser definidas em termo do número de visitas em um período, de quantas foram necessárias para gerar uma conversão, se a abordagem utilizada está levando os negócios para o fechamento, etc.

Caso um membro da equipe esteja apresentando um desempenho abaixo da meta, o gestor deve sugerir mudanças visando melhorar o desempenho deste profissional.

Use a ferramenta correta

O uso da ferramenta correta é outro ponto-chave na hora de montar um relatório de visitas completo e eficiente. Como vimos, muitos gerentes e vendedores resistem à implantação do controle de visitas por considerar o processo excessivamente burocrático.

Com o uso da ferramenta correta, é possível colher as informações de forma rápida e dinâmica, e usufruir de todos os benefícios que essa valiosa fonte de informação pode oferecer para a estratégia de vendas.

A Fieldlink é uma ferramenta que permite acompanhar o desempenho da equipe de vendas em tempo real. Os relatórios podem ser preenchidos logo após as visitas, pelo celular, tornando a coleta de dados um processo rápido e fácil. Saiba como automatizar o seu relatório de visitas com a Fieldlink!

Sua empresa monitora a atividade do time por meio do relatório de visitas? Como esse processo tem contribuído para o sucesso da sua estratégia de vendas? Compartilhe conosco a sua experiência e até a próxima. 

 

 

 

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