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7 dicas para tornar reuniões mais produtivas com sua equipe

Tornar as reuniões com a equipe mais produtivas está entre os objetivos de grande parte dos gestores. Quanto menos tempo for gasto nas reuniões, mais tempo sobra para que todos possam focar no seu trabalho.

Porém, esses momentos de reunir toda a equipe comercial são muito importantes para alinhar objetivos, analisar resultados e monitorar o cumprimento das metas. Além disso, também é uma ótima oportunidade para motivar os funcionários.

O problema acontece quando toda a equipe desperdiça horas em reuniões que não avançam – gerando uma grande perda de tempo. Já as reuniões rápidas e precisas produzem ótimos resultados.

Neste artigo, preparamos algumas dicas para tornar reuniões mais produtivas com sua equipe comercial. Confira.

Como tornar reuniões mais produtivas com sua equipe?

Muitas pessoas enxergam as reuniões com maus olhos por conta da perda de tempo que podem gerar. Entretanto, quando bem conduzidas, as reuniões se transformam em momentos importantes para melhorar a produtividade de todos.

Para acertar ao organizar uma reunião, siga as dicas a seguir:

1. Elabore uma pauta

A pauta é uma ferramenta muito simples e efetiva no momento de tornar reuniões mais produtivas com sua equipe. Trata-se de um documento em que são organizados todos os temas que precisam ser discutidos durante o encontro.

A simples organização desses tópicos gera vários benefícios:

  • Define uma ordem a ser seguida para tornar a reunião mais eficiente. De nada adiantaria discutir as metas para o próximo trimestre antes de fazer uma análise sobre o sucesso no batimento das metas anteriores;
  • Ajuda a remover tópicos que não são pertinentes àquele momento e podem ser discutidos em outra situação;
  • Ao deixar os tópicos menos relevantes para o final da reunião, é possível simplesmente deixá-los de fora, caso o tempo dos outros tratados extrapole o planejado;
  • Todas as pessoas convocadas para a reunião podem receber a pauta com antecedência para que estejam preparadas para os tópicos que serão discutidos na oportunidade.

2. Siga horários

A principal crítica feita às reuniões é em relação ao tempo gasto nessa formalidade – que poderia ser aplicado em outras atividades internas. Por isso, o melhor a ser feito é otimizar o uso do tempo.

Defina um horário de início e de término da reunião, dividindo o tempo entre os tópicos que devem ser tratados. Dessa forma, você consegue aumentar a produtividade e tomar o menor tempo possível dos funcionários.

3. Convoque as pessoas certas

Se você convoca uma reunião para definições estratégias do setor comercial, é importante a presença de todos os gestores que monitoram as atividades – porém, não é preciso que o time completo de vendedores esteja presente.

Da mesma forma, uma reunião para dar boas-vindas a novos funcionários e repassar as principais informações para o desenvolvimento de um bom serviço também não necessita que todos estejam presentes.

A visão sobre quem são as pessoas que devem participar da reunião é muito importante. Situações em que colaboradores que não precisariam participar da reunião são deslocados do seu trabalho geram uma perda na produtividade no dia.

Além disso, a presença de profissionais que ficam deslocados em relação aos assuntos tratados pode gerar uma dispersão dos assuntos que realmente importam – reduzindo a eficiência do encontro.

4. Evite conversas desnecessárias

Quando são reunidas pessoas com uma convivência diária, é comum que surjam vários assuntos para serem debatidos. Entretanto, após o início da reunião, é fundamental que as conversas paralelas sejam interrompidas para focar no teor do encontro.

Lembre-se que objetivo das reuniões mais produtivas é, justamente, conseguir abordar todos os temas propostos no menor tempo possível. Para que isso aconteça, outros assuntos podem ser deixados para depois.

5. Distribua funções

No decorrer da reunião, podem surgir várias dúvidas ou novas demandas que precisam de mais tempo para ser resolvidas. Em vez de perder tempo durante a reunião, distribua funções e defina responsáveis por executar essas tarefas.

Se um dos tópicos é a implementação de um sistema digital para a gestão da equipe comercial, você pode apresentar brevemente a solução e definir uma pessoa responsável para repassar informações mais completas a todos os funcionários.

Além disso, a reunião também pode ser um momento de avaliar o cumprimento das funções designadas a cada membro da equipe. A produtividade dos funcionários interfere diretamente no desempenho de vendas da empresa.

6. Planeje os próximos passos

Ao final da reunião, você pode deixar definidos os próximos passos para o desenvolvimento dos trabalhos da equipe comercial. Além disso, também é importante já deixar marcada a data da próxima reunião para acompanhamento dos tópicos tratados.

Essa preocupação com os próximos passos a serem dados é importante para manter todos os funcionários motivados. Compreendendo a busca pela evolução constante, os colaboradores conseguem enxergar melhor a importância do seu trabalho para a organização.

7. Prepare as informações com antecedências

Se você convoca uma reunião para analisar os resultados conquistados no último trimestre e traçar as do seguinte, é importante que essas informações já estejam organizadas. Caso contrário, o tempo de duração da reunião vai se tornar mais extenso – reduzindo a produtividade.

Imagine que cada um dos membros da equipe prepare um relatório individual com os seus resultados e seja feita uma análise geral das conquistas da empresa: somente a apresentação de todas essas informações pode levar um longo tempo.

Já uma empresa que utiliza um sistema digital, que faz o monitoramento diário de todas as atividades desenvolvidas pela equipe comercial, consegue gerar relatórios automáticos rapidamente. Com isso, os participantes recebem essas informações precisas juntamente com a pauta da reunião.

Quanto mais informações estiverem preparadas com antecedência, mais fácil se torna organizar reuniões mais produtivas com sua equipe.

E na sua empresa, como você costuma organizar as reuniões com as equipes de forma que elas sejam produtiv