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6 motivos para não gerenciar dados no Excel

Gerenciar dados no Excel foi, por um longo período, uma ótima forma de trabalhar as principais informações de uma empresa. Essa ferramenta surgiu para substituir os controles manuais e apresentou diversas vantagens na sua utilização.

Enquanto as anotações de um caderninho necessitavam de um longo tempo para organização e análise das informações, gerenciar dados no Excel permitia a criação de fórmulas para agilizar o trabalho e a produção de gráficos muito úteis.

Porém, da mesma foram que ele substituiu as anotações manuais, existem soluções digitais mais completas do que a gestão dos dados pelo Excel. As empresas atualizadas conseguem ter mais domínio sobre as principais informações e otimizar sua administração.

Essas novas soluções digitais representam um grande salto de desempenho e ressaltam vários motivos para não gerenciar dados no Excel, como veremos a seguir. Acompanhe.

A importância da gestão dos dados

Quantas vendas a sua empresa fechou no último mês? Os resultados foram superiores aos históricos dos anos anteriores? Quais foram os custos para o fechamento de cada venda? E quem foi o funcionário com melhor desempenho?

Todas essas são perguntas fundamentais no momento de gerenciar um setor comercial, não é? Segundo o estatístico William Edwards Deming, “o que não é medido não é gerenciado”. Ou seja, é preciso que você consiga medir o desempenho da empresa para que possa gerenciá-la adequadamente.

Um gestor que desconhece as principais informações a respeito do desempenho da sua equipe enfrenta muitas dificuldades para aplicar melhorias. Quanto mais completas são as informações, mais intuitiva se torna a tomada de decisão.

Levando isso em consideração, podemos reunir os principais aspectos que ressaltam a importância da gestão dos dados:

  • Registro das principais operações que ocorrem;
  • Precisão dos dados para embasar a tomada de decisão;
  • Produção de relatórios de análise e gráficos para facilitar a absorção das informações;
  • Melhoria contínua das atividades internas para melhorar o desempenho;
  • Diferencial competitivo em relação aos concorrentes que não conseguem gerenciar os dados com qualidade;
  • Redução de custos com a otimização dos processos internos;
  • Controle sobre as atividades desenvolvidas por cada um dos funcionários.

Por que não gerenciar dados no Excel?

Como vimos, a gestão dos dados de uma empresa é fundamental para o seu sucesso no mercado. Entretanto, gerenciar dados no Excel é uma prática que está ficando no passado por conta de novas soluções que proporcionam informações com mais qualidade.

Por que ficar limitado a uma ferramenta que demanda mais tempo dos funcionários e tem altas chances de falha quando existem várias opções mais completas? Todo o tempo investido para gerenciar dados no Excel poderia ser aplicado em outras atividades mais produtivas.

Para ajudá-lo a enxergar a importância de buscar por soluções mais completas, listamos 6 motivos para não gerenciar dados no Excel:

1. Lentidão nos processos

Apesar de representar um grande avanço em relação ao controle feito na ponta do lápis, gerenciar dados no Excel se tornou uma rotina muito lenta por conta da automação proporcionada pelas novas soluções que surgiram no mercado.

Não é necessário que cada um dos vendedores perca uma parte do seu trabalho diário apenas para atualizar as informações em uma planilha do Excel. Todas informações registradas ao longo do dia podem ser inseridas nos controles gerenciais de forma automática.

Além disso, o gestor também perde menos tempo para trabalhar com esses dados. As informações são cruzadas de forma automática para gerar relatórios inteligentes, que reúnem dados muito úteis para a tomada de decisão.

2. Falta de integração de informações

A principal limitação de gerenciar dados no Excel é a falta de integração dos dados de toda a empresa. Uma planilha de controle sobre as metas do setor comercial fica limitada a essa única finalidade – sendo necessário integrar esses dados manualmente com informações sobre estoques ou finanças.

Já imaginou se fosse possível consultar históricos dos clientes, informações sobre a movimentação de outros vendedores e a evolução das metas em uma única plataforma? Tudo isso pode ser feito em tempo real pelo smartphone com soluções mais modernas.

3. Chances de falhas e erros

Como uma planilha do Excel precisa ser atualizada manualmente todos os dias, são grandes as chances de falhas e erros por descuido. Um simples número digitado errado pode comprometer toda a análise sobre os resultados, não é?

Essas situações de falhas são menores com o uso de ferramentas digitais que automatizam processos e integram informações. Com isso, não é necessário perder horas procurando por erros em uma vasta planilha do Excel.

4. Vulnerabilidade dos dados

Uma planilha do Excel não tem um sistema de segurança muito reforçado – o que pode deixar informações vitais da empresa vulneráveis. Situações de extravio de informações ou ações de pessoas mal intencionadas podem causar muitos problemas para uma organização.

Um sistema digital trabalha com armazenamento na nuvem, aumentando drasticamente a segurança das informações e eliminando o problema de extravio de informações. Além disso, são feitos backups periódicos, que elevam ainda mais a segurança.

5. Não existe interação em tempo real

A internet permite a interação em tempo real com as ferramentas. Um vendedor que está realizando visitas na rua pode atualizar o relatório entre um cliente e outro – permitindo que o gestor acesse essas informações em tempo real, que tornam a análise dos dados ainda mais precisa.

Dessa forma, você consegue identificar padrões no desempenho individual dos funcionários e descobrir novos aspectos que podem interferir nos resultados de vendas.

6. Limitação do crescimento

Considerando todo esse conjunto de motivos para não gerenciar dados no Excel, podemos concluir que ocorre uma limitação do crescimento da empresa ao insistir nessa ferramenta. Trata-se de um engessamento que poderia ser evitado ao adotar soluções mais modernas.

Enquanto os concorrentes estão aumentando a sua produtividade e reduzindo custos com soluções digitais, uma empresa que fica presa às limitações de uma planilha do Excel freia o desenvolvimento dos processos internos para potencializar os resultados.

Você já conhecia esses motivos para não gerenciar dados no Excel? Gostaria de utilizar um software especializado na gestão de equipes de venda? Então, conheça o Fieldlink e até a próxima!