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Qual a melhor forma de gerenciar relatórios de visitas?

Gerenciar relatórios de visitas é uma das rotinas que fazem parte do dia a dia de qualquer gestor comercial, não é? Esse controle é fundamental para saber como a sua equipe de vendas externa está se saindo e quais são os resultados alcançados.

Além disso, é com base nas informações coletadas por cada um dos vendedores que toda a equipe consegue ser mais assertiva em suas abordagens. Afinal, todo o histórico de relacionamento com o cliente pode ser explorando no momento de gerar uma abordagem de venda.

Mas qual será a melhor forma de gerenciar relatórios de visitas? Descubra a seguir!

Relatório de visita: o registro de todas as comunicações

Por conta da popularização da internet e das modernas possibilidades de comunicação, as vendas ocorrem cada vez mais fora de uma reunião física. No entanto, as visitas de campo ainda são fundamentais para grande parte das organizações – mesmo que seja apenas uma formalização de um relacionamento que já iniciou de forma digital.

Os relatórios de visitas funcionam como uma forma de registrar todas as comunicações feitas com os clientes. O gerenciamento de todas essas informações pode gerar vários insights preciosos para melhorar as abordagens de vendas e entregar experiências satisfatórias para todos.

A importância do relatório de visita

Para muitos funcionários de vendas, os relatórios de visita são os meios para registrar e avaliar as informações do cliente na estrada. Por essa razão, eles são particularmente importantes para o trabalho no campo e em feiras comerciais. A ideia básica é simples: você pode planejar com mais eficiência uma abordagem que realmente gera o interesse dos possíveis clientes – sempre considerando seus gostos e objeções.

Muitas empresas não abordam essa questão com precisão suficiente e não têm um conceito uniforme para os modelos de relatório de visitas de seus vendedores. As consequências disso podem ser uma desorganização nas ações executadas pela equipe comercial e a perda de boas oportunidades de vendas.

O ideal é que os relatórios de visitas sejam preenchidos após todos os contatos feitos com potenciais clientes. Com base nisso, é possível definir quais empresas devem ser abordadas novamente, quais merecem uma atenção maior e aquelas que não demonstraram interesse algum nas suas soluções.

Como gerenciar relatórios de visitas?

Mas, e então, como você pode gerenciar relatórios de visitas com mais eficiência na sua empresa? Preparamos algumas dicas que podem ajudá-lo:

Crie um modelo padrão de relatório de visitas

A vantagem de adotar um modelo padrão de relatório de visitas é muito clara. Trata-se de uma forma de manter os processos alinhados, garantir que todas as informações sejam coletadas pelos vendedores e, ainda, facilita as rotinas da equipe comercial – que sabe exatamente os dados que deve preencher no relatório.

O primeiro passo para criar um modelo padrão de relatório de visitas é definir quais são as perguntas que devem ser respondidas no formulário. Porém, essa construção pode variar bastante entre uma empresa e outra. Além de todas as informações básicas de identificação, você também precisa definir quais são as demais importantes para a sua organização.

Em que etapa da jornada de compra está o usuário? Quais são as soluções que chamaram a sua atenção? Quais são as suas principais objeções? Quanto ele está disposto a pagar por seus produtos ou serviços? Ele já consumiu na sua empresa antes? Essas são algumas das informações que você pode buscar com base nos relatórios de visitas.

Estruture o fluxo de processos

Para que consiga gerenciar relatórios de visitas, você precisa garantir que o seu time comercial realmente colete as informações necessárias. A melhor forma de colocar isso em prática é estruturar fluxos de processos muito claros para a realização de visitas.

Ao seguir um procedimento padrão em todas as visitas realizadas, os vendedores vão incorporar o preenchimento dos relatórios completos em suas rotinas. Assim, você não vai precisar ficar cobrando a entrega de relatórios e nem lidar com dados incompletos.

Processe as informações corretamente

Gerenciar relatórios de visitas requer um bom processamento das informações. Afinal, de nada adianta fazer com que a equipe comercial preencha os relatórios se você não usar essas informações de forma produtiva, não é?

Todos os dados coletados podem gerar informações essenciais para criar novas oportunidades de vendas. Nesse momento, é fundamental processar os dados e organizá-los de forma que todos os vendedores tenham acesso no momento de realizar novas visitas.

Além disso, as informações coletadas também podem gerar insights importantes usados nas decisões estratégicas. Se você notar que grande parte dos usuários apresenta as mesmas objeções, talvez seja possível trabalhar para contorna-las, e aumentar as chances de sucesso na abordagem de vendas.

Use a tecnologia para ajudá-lo

Já imaginou se você pudesse ter acesso aos relatórios de visitas em tempo real? Ou, então, acessar todas as informações organizadas automaticamente em uma plataforma intuitiva? Isso é possível graças à evolução da tecnologia dentro do setor comercial.

Você pode implementar um sistema de gestão da equipe comercial que permite o acompanhamento das atividades de toda a equipe em tempo real. Dessa forma, é implementada a automação dos relatórios de visitas na sua empresa – facilitando, também, a vida dos funcionários.

Cada vendedor pode instalar um assistente digital em seu smartphone para auxiliar nos processos de montar relatórios de visitas, gerenciar áreas de cobertura, mostrar a evolução de propostas e outras rotinas – tudo isso sem que você precise interferir constantemente.

Tanto os gerentes quantos os funcionários saem ganhando com a modernização do setor comercial. Deixe os processos manuais no passado e invista na automação para gerenciar relatórios de visitas com mais eficiência!

E então, gostou das dicas para gerenciar relatórios de visitas? O FieldLink é uma solução digital que permite a gestão de equipes de vendas em tempo real. Descubra todas as funcionalidades em nossa página e até a próxima!