Skip to main content

Quais informações um relatório de visitas comercial deve ter?

Uma das maneiras mais confiáveis de determinar o desempenho da equipe comercial é usar um relatório de visitas. Suas operações externas estão indo tão bem quanto deveriam? Como você avalia o desempenho da equipe? As informações recebidas possuem qualidade para dar prosseguimento a um bom relacionamento com esses clientes?

Ao escrever um relatório de visitas comercial abrangente, você pode determinar se uma ampla variedade de objetivos de negócios está sendo cumprida. Essa ferramenta é uma ótima maneira de descobrir se os padrões de negócios estão sendo seguidos nas atividades externas.

Apesar de entenderem a importância desses relatórios, muitos gestores comerciais não sabem quais informações devem cobrar de seus funcionários. Para resolver esse problema, veremos quais são as principais informações de um relatório de visitas comercial.

A importância de um relatório de visitas comercial

Um relatório de visitas comercial detalha todos os dados relevantes sobre uma visita realizada pelo vendedor a um cliente. Trata-se de uma maneira de organizar os dados e torná-los disponíveis para o restante da empresa.

Em vez de guardar as informações para si, os vendedores podem enviá-las para o gerente comercial. Em posse desses dados, é possível compartilhá-los com o restante da equipe e fazer análises profundas para encontrar pontos que podem ser melhorados nas abordagens de vendas.

Na prática, o relatório da visita serve como uma documentação do status do cliente. A sua importância para uma empresa pode ser observada pelos seguintes pontos:

  • Maior controle sobre as atividades da equipe. Acompanhar o desempenho individual dos vendedores pode ser um desafio para o gestor comercial. Com base nos relatórios de visitas, se torna possível avaliar melhor como os profissionais estão desempenhando o seu trabalho.
  • Uso dos dados para fechar vendas. Todos os dados coletados em um relatório de visitas comercial podem ser usados para promover o sucesso nas próximas abordagens de vendas. Quanto mais dados você tem sobre o cliente, melhor consegue atender suas necessidades.
  • Evolução da abordagem de venda. Uma análise dos relatórios fornecidos pelos vendedores permite que você identifique aspectos que podem ser melhorados nas operações de vendas.

A base do relatório de visitas comercial

Antes de destacarmos os principais dados que precisam estar em um relatório de visitas comercial, é importante falarmos sobre o processo de planejamento deste documento. A padronização desse processo e o entendimento dos seus objetivos são fundamentais para obter os melhores resultados dentro do setor comercial.

Veja algumas das atividades que estão inclusas neste momento de planejamento:

Formatação do relatório

A análise das informações do relatório seria complicada se cada vendedor entregasse as informações formatadas de uma forma diferente. Portanto, criar um modelo padrão para preenchimento é uma ótima ideia para facilitar esse processo.

Definição de objetivos

Os vendedores precisam entender qual é o objetivo por trás da obrigação de preencher um relatório de visitas comercial. Dessa forma, eles passam a prestar atenção nos pontos mais relevantes para a análise do gestor comercial.

Padronização de processos

O preenchimento do relatório de visitas comercial deve ser incorporado às rotinas dos vendedores. Ao padronizar os processos realizados antes, durante e após uma visita ao cliente, é possível garantir que todos preencham as informações buscadas pelo gerente.

Principais informações de um relatório de visitas comercial

Mas, então, quais são as principais informações que um relatório de visitas comercial deve ter para cumprir todos os seus objetivos? Confira a seguir:

Dados sobre a empresa

O relatório de visitas comercial deve iniciar com a identificação da empresa que foi visitada pelo vendedor. Entre os dados que podem ser destacados estão:

  • Nome da empresa
  • Localização
  • Ramos de atividade
  • Porte
  • Faturamento
  • Número de funcionários
  • Número de filiais ou pontos de venda

Informações sobre os participantes da conversa

Mais do que identificar a empresa, também é fundamental saber quem foram as pessoas que tiveram contato com o vendedor. Dessa forma, é possível iniciar os próximos contatos a partir daqueles que já possuem conhecimento sobre a sua organização.

Contexto da visita

Por que o vendedor realizou uma visita nesta empresa? Essa informação também contribui para análises e elaboração de planos de ação para fechar mais vendas.

Os principais contextos de visita são:

  • Primeira visita
  • Apresentação de produto ou serviço
  • Visita de descoberta (para conhecer melhor o cliente e suas dores)
  • Apresentação de proposta
  • Visita de rotina para renovação de pedido
  • Visita de negociação
  • Outros tipos de vistas

Principais informações discutidas

O cliente demonstrou interesse em qual das suas soluções? Quais são as suas dores? E quais foram as objeções demonstradas? Qual é o orçamento que a empresa possui à disposição para investir na sua solução? O quão próximo ele está do momento da compra?

Todas essas informações devem ser descritas no relatório de visita comercial para servir de base para as próximas abordagens feitas com este cliente. Este pode ser considerado o item principal do relatório, pois é neste momento que o vendedor deve descrever como foi a reunião.

Planos futuros

Ficou agendada uma nova visita nas próximas semanas? O vendedor ficou de enviar materiais para avaliação do cliente? Será agendada uma reunião com a diretoria da empresa? A descrição dos planos futuros também é de fundamental importância em um relatório de visitas comercial.

Status do cliente

Por fim, o relatório de visitas comercial também deve incluir uma atualização sobre o status do cliente – que pode ser apenas um prospect, uma oportunidade real de venda, um cliente que já efetuou compras ou, então, um contato que pode ser descartado.

Você já conhecia as informações que um relatório de visitas comercial deve ter? Para tornar a coleta dessas ainda mais simples e efetiva, adote uma solução digital para gestão de equipes de venda: descubra todas as funcionalidades que o Fieldlink oferece