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Como fazer uma reunião de vendas online com eficiência?

Com muitos funcionários trabalhando em casa, as empresas recorreram às reuniões virtuais para manter todos conectados. Como a maioria dos profissionais estão mais acostumados com reuniões presenciais, realizar uma reunião de vendas online significa algumas mudanças de tática para mantê-la produtiva.

Ou seja, é essencial saber como conduzir uma reunião de vendas online eficiente para obter resultados satisfatórios – tanto em reuniões internas quanto em conversas com os clientes. Afinal, você não deseja que seu time comercial deixe de aproveitar boas oportunidades de vendas por falhas na condução dos encontros online, não é?

O objetivo é garantir as condições ideais para que o setor comercial possa atingir seus objetivos e manter a produtividade – mesmo com reuniões de vendas online. Neste artigo vamos conferir algumas dicas para colocar isso em prática.

7 dicas para uma reunião de vendas online

Conduzir uma reunião de vendas online não é muito diferente de um encontro pessoalmente. As principais diferenças estão nos aspectos técnicos e na preparação, mas basta uma atenção extra para se adaptar a essa realidade.

Veja algumas dicas que vão ajudar o seu time de vendas a colocar isso em prática:

1. Certifique-se de que todos tenham o software adequado

Embora o software de reunião online mais popular seja o Zoom, existem alguns outros programas que você pode escolher para realizar sua reunião. Cada um tem opções únicas, mas o objetivo geral é realizar uma reunião de negócios.

Não importa o software que você escolher, prepare-se para a reunião comunicando aos participantes qual é o software que eles precisam baixar. Além disso, sugira que eles testem o software antes da reunião. Dessa forma, se houver falhas ou bugs, todos poderão resolvê-los com antecedência.

Essa preparação garante que todos possam comparecer virtualmente à reunião e não tenham que lidar com problemas como falta de áudio no meio da reunião.

2. Prepare-se para a sua reunião com antecedência

Enquanto sua equipe testa o equipamento, você também deseja testar o seu. Verifique seu microfone e também sua webcam para ter certeza de que sua equipe pode ouvir e ver você. Você pode considerar investir em iluminação adequada ou posicionar-se perto de uma janela para uma boa iluminação ao falar.

A capacidade de ver e ouvir você é o aspecto mais vital da preparação de uma reunião online.

Você não precisa necessariamente investir em um microfone, mas certifique-se de que o microfone do seu computador capte sua voz, para que os demais participantes não tenham dificuldade em ouvi-lo. Novamente, o pior momento para solucionar problemas técnicos é durante a reunião.

Considere o que os outros participantes verão atrás de você enquanto você fala. Você não quer que nada distraia seus espectadores em segundo plano. Limpe qualquer coisa que possa distraí-los. Usar prateleiras, uma parede lisa com tapeçarias simples ou um pano de fundo virtual no software escolhido são boas opções.

3. Elimine as distrações

Mesmo que você não esteja no escritório, você deve permanecer profissional. Mas o fato é que você está em casa e as pessoas podem não perceber que você está fazendo negócios. Portanto, avise sua família e amigos que você estará em uma reunião para não ser incomodado.

Informe a hora, data e duração da reunião para mantê-los bem informados e preparados. Manter os distúrbios ao mínimo ou eliminá-los manterá a reunião focada no objetivo.

4. Silencie seu microfone

Esteja você usando o microfone do seu computador ou um separado, seu microfone capta os menores ruídos. Se todos na reunião estiverem com seus microfones ligados ao mesmo tempo, será difícil manter uma comunicação efetiva.

Como líder da reunião, você terá dificuldade em falar sobre os outros e eles terão dificuldade em ouvir seus tópicos de vendas em uma discussão. Você nunca sabe quando um caminhão vai passar na rua, o filho de alguém gritará ou um celular começará a tocar. É melhor pedir a todos que desliguem os microfones quando não estiverem falando.

5. Vista-se adequadamente

Como você está em casa, provavelmente está trabalhando com roupas casuais, mas é porque ninguém pode vê-lo. Porém, é importante que a reunião de vendas online seja o mais semelhante possível a um encontro pessoalmente. Isso inclui a maneira como você se veste – especialmente quando você está se reunindo com clientes.

Certifique-se de se vestir de acordo com as expectativas da sua empresa e que sua equipe faça o mesmo. Por outro lado, se você decidir com antecedência que não há problema em usar roupas casuais nas reuniões internas, comunique isso à sua equipe de vendas antes do encontro.

6. Fique no caminho certo

Você e sua equipe estão em casa, então o clima de negócios é diferente e é fácil se distrair. No entanto, você deve manter sua reunião sob controle. Do contrário, você perderá o interesse dos participantes e não alcançará seus objetivos com a reunião.

Escreva os pontos-chave que você deseja abordar em sua reunião. Pratique falar sobre esses pontos com antecedência e atribua um tempo aproximado para cada tópico. Então, quando estiver conduzindo sua reunião de vendas online, fique de olho no tempo.

7. Deixe tempo para perguntas e respostas

Como silenciar os microfones dos participantes durante a reunião não permitirá a discussão, deixe tempo para perguntas no final da reunião. Quinze minutos para perguntas e respostas devem ser suficientes. Se as perguntas demorarem mais do que isso, é melhor definir outro horário de reunião para tratar de questões adicionais.

Antes da reunião ou na sua introdução, assegure que haverá tempo para perguntas ao final. Afinal, os tópicos de vendas em uma discussão naturalmente levarão a perguntas de sua equipe de vendas. Novamente, incentive-os a escrever todas as perguntas que surgirem durante a reunião para que você possa respondê-las no final.Você gostou das dicas para fazer uma reunião de vendas online com eficiência? Como você está lidando com a migração das atividades para o trabalho remoto? Deixe o seu comentário.