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O que não pode faltar em um relatório de visita personalizado?

Um relatório de visita descreve o andamento das visitas feitas pelos vendedores externos de uma empresa. Com base nesse documento, torna-se possível ter uma visão muito clara sobre as atividades desenvolvidas por toda a equipe comercial.

Mais do que isso, essas informações são fundamentais para análises mais profundas sobre os resultados conquistados pelo departamento comercial. Além disso, todos os dados podem ser inseridos em uma plataforma que integra todas as informações – garantindo que os dados de todos os clientes estejam sempre atualizados.

Mas quais são as informações que não podem faltar em um relatório de visita personalizado? Confira logo a seguir!

8 informações essenciais em um relatório de visita personalizado

Para criar um relatório de visita personalizado a ser usado pelos vendedores da sua empresa, você pode se basear nas seguintes informações:

1. Nome da empresa do cliente

Para iniciar o relatório de visita personalizado, é essencial incluir o nome da empresa que foi visitada. Para deixar o documento ainda mais completo, é possível adicionar uma ou duas linhas descrevendo a natureza do negócio do cliente, seu setor e outras informações interessantes sobre o cliente.

2. Participantes da visita do cliente

Quem são as pessoas que o vendedor visitou na empresa? De qual setor elas são?

O vendedor deve listar as pessoas que ele visitou e conheceu (e sua designação para a empresa). Se outras pessoas de sua empresa se juntaram ao vendedor nesta visita ao cliente, será útil listá-las aqui também. É comum trocar cartões de visita no início (ou no final) da reunião com o cliente e esta será uma boa fonte de informação para lembrar os nomes de todas as pessoas presentes no encontro.

3. Data e local da visita

A visita do cliente foi feita na empresa do cliente? Ou isso foi parte de um evento para clientes que sua empresa organizou? Ou talvez ocorreu durante uma conferência do setor?

Esse pode parecer um pequeno detalhe, mas será útil no longo prazo. Se você receber um e-mail do cliente no futuro, basta olhar para a primeira página do relatório de visita do cliente e dizer “Ei, visitei vocês nesta data…” ou “Nos encontramos durante a feira daquele ano…” – causando uma boa impressão!

4. Histórico / Perfil / Situação do cliente

Nesta seção, o vendedor deve compartilhar o objetivo da visita do cliente. Foi uma visita para fechar um negócio? Para resolver um problema? Para acalmar um cliente irado? Ou é uma visita de confiança a um cliente importante?

Mais do que isso, é importante aprofundar as informações. Se você tem um portfólio de produtos, os vendedores podem listar quais produtos o cliente está usando, qual versão dos produtos, quantas licenças, outros detalhes de negócios pertinentes.

Durante a visita, ainda é possível fazer uma coleta de informações competitivas também (por exemplo, quais produtos concorrentes eles estão usando, quais versões, eles estão satisfeitos, podemos complementar essas soluções?).

5. Relatório principal (desafios do cliente e outros detalhes da visita do cliente)

Esta será a parte mais detalhada do relatório de visita personalizado. Você pode conectar os detalhes do histórico / perfil do cliente e descrever os detalhes sobre como foi a visita do cliente. Também é possível adicionar os desafios do cliente (se houver) e outras discussões detalhadas do cliente nesta parte.

Esta parte pode ser de formato livre, pois cada visita do cliente pode ter cenários e detalhes exclusivos. Esta parte principal irá ajudá-lo a obter detalhes do problema do cliente e / ou soluções para sua equipe.

6. Dicas extras de perguntas e respostas

Para dar um toque personalizado para seu relatório de visita, você pode adotar um modelo de perguntas – especialmente para a primeira visita ao cliente. A ideia é questionar sobre o que há de bom e de ruim na sua empresa ou no seu produto.

Para as coisas boas, pergunte coisas como “o que eles (clientes) mais gostam em sua empresa ou em seus produtos?”. Com esta pergunta, você pode descobrir muitas respostas reveladoras. E se você tiver sorte o suficiente, pode validar as competências e estratégias essenciais de sua empresa diretamente com o cliente. Peça ao cliente para elaborar mais para entender mais seus produtos.

Para a parte de melhoria (as negativas), você não deve perguntar tão diretamente quanto “o que há de ruim com sua empresa ou produto”. Em vez disso, adote uma abordagem no estilo de “o que eles (clientes) pensam que tornará sua empresa ou seu produto melhor?”.

É bom saber o que mais você pode melhorar diretamente dos clientes (e não de outros canais intermediários dentro da empresa). Esperançosamente, com esta pergunta, você também pode obter respostas interessantes do cliente.

7. Insights de visitas de clientes

A partir dos detalhes que foram reunidos acima, é possível criar alguns insights sobre a visita do cliente. Os vendedores podem compartilhar o que aprenderam sobre o cliente, seu produto e como eles interagem.

Você pode validar suas ideias, projetos, estratégias, conceitos que você tem em mente com base no feedback do cliente, bem como na própria visita. Esta parte dos insights sobre a visita do cliente deve ajudar você, como gerente de projeto, a encontrar pontos de melhoria para as próximas visitas.

8. Itens de ação

Por último, você deve incluir a listagem dos itens de ação. O cliente precisa de algo (documentos / ferramentas / whitepapers) que foram mencionados na visita? É preciso acompanhar alguns itens ou solicitação feita pelo cliente?

Coloque quais são as ações necessárias e um prazo para seu cumprimento. Dessa forma, é possível monitorar a realização dessas atividades adequadamente.

Facilite o preenchimento dos relatórios de visitas com o FieldLink!

A criação e processamento dos relatórios de visitas certamente são atividades importantes para o bom desempenho do time comercial, não é? Porém, o preenchimento deste documento manualmente pode tomar um tempo precioso dos vendedores.

É por essa razão que o FieldLink pode automatizar esse processo. Com o FieldLink, cada vendedor passa a ter um assistente pessoal diretamente em seu celular, o qual monta relatórios de visitas personalizados, identifica áreas de cobertura, evolução de propostas e muitos outros dados automaticamente. Sua força de vendas fica livre de preencher tabelas toda semana.

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