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segurança de dados

5 dicas para proteção de dados em equipes de vendas remotas

A transição para o trabalho remoto foi difícil para muitas empresas. E um dos aspectos mais importantes para qualquer empresa em transição para o trabalho remoto é garantir que todos os dados permaneçam seguros e protegidos.

As equipes de vendas remotas lidam com diversas informações dos clientes da empresa e alguns dados sigilosos, certo? Por esse motivo, os gestores se preocupam com a proteção desses dados para evitar qualquer complicação.

Embora trabalhar fora do local possa expor você a diferentes vulnerabilidades, há várias etapas que você pode seguir para garantir que suas equipes de vendas mantenham seus dados o mais protegidos possível enquanto estiverem remotos. Veja logo a seguir algumas dicas para proteção de dados em equipes remotas!

Como garantir a proteção de dados em equipes de vendas remotas?

1. Monitore tentativas de phishing e spam

O phishing é uma conhecida técnica de engenharia social usada para enganar usuários e obter informações confidenciais – como senhas ou dados do cartão de crédito. Geralmente isso é colocado em prática com e-mails ou mensagens falsas que solicitam essas informações.

As tentativas de phishing têm sido um tópico importante para as empresas há algum tempo e são ainda mais ameaçadoras devido ao ambiente atual. Quando as equipes estão remotas, geralmente há menos comunicação, o que atrapalha os esforços da empresa para impedir as tentativas de phishing, além de limitar a propagação.

Certifique-se de ser cauteloso ao abrir e-mails, especialmente de fontes desconhecidas. Existem vários indicadores principais de que um e-mail pode ser uma tentativa de phishing:

  • De um endereço desconhecido que você não contatou antes
  • Muitas vezes contém links suspeitos no corpo do texto
  • O endereço do remetente é extremamente semelhante ao e-mail de uma empresa familiar ou de um indivíduo, mas ligeiramente diferente

No caso de uma tentativa de phishing, certifique-se de reportar diretamente ao seu departamento de TI e certifique-se de que eles tenham o máximo de tempo possível para evitar possíveis violações de dados.

2. Mantenha todas as informações do cliente em um só lugar

É importante certificar-se de que todas as informações do seu cliente sejam mantidas em um só lugar, especialmente ao trabalhar remotamente. Isso não serve apenas para reduzir a perda geral de dados e aumentar a eficiência, mas também para reduzir o risco de roubo de dados. Quanto mais lugares ou aplicativos você usar para armazenar seus dados, estatisticamente, maior será a chance de um deles sofrer uma violação de dados.

Uma ótima forma de centralizar as informações é usando uma ferramenta de CRM. Dessa forma todos os membros da equipe possuem acesso fácil às informações que necessitam a partir de dispositivos móveis – sem precisar ficar enviando esses dados por e-mail ou Whatsapp.

Manter todos os dados importantes em um único local permite que suas equipes de vendas saibam exatamente onde tudo está o tempo todo. Além disso, também evita que os dados se espalhem por vários locais e sejam vítimas de uma violação de dados, o que pode ter grandes repercussões negativas.

3. Tenha uma conexão segura

Enquanto trabalham remotamente, as empresas têm menos controle sobre as redes que os funcionários usam. Em um ambiente de escritório físico, todos usam a mesma rede fornecida pela empresa, o que significa que é segura para todos. Enquanto trabalham em locais diferentes, as equipes de vendas têm mais oportunidades de se conectar a redes não seguras, que é uma das formas mais comuns de vazamento ou roubo de dados.

Defina algumas práticas recomendadas para os funcionários enquanto eles estão trabalhando remotamente, seja em casa ou em outro local. Tenha uma política da empresa de usar uma ferramenta para proteger sua rede, como uma Rede Privada Virtual (VPN) ou uma solução de Gerenciamento de Identidade e Acessos (IAM). VPNs são uma ótima maneira de manter seu tráfego e dados seguros em quase todas as redes, e as soluções de IAM garantem que os dados sejam controlados e interagidos exatamente por quem se destina, sem cair nas mãos erradas.

4. Tenha um método universal de comunicação

Ter uma forma ou método de comunicação único pode resolver muitos problemas que as empresas enfrentam, especialmente quando se trata de segurança de dados. Mais uma vez, espalhar-se muito por vários sites e formas de comunicação diferentes pode deixá-lo vulnerável a ataques cibernéticos.

Além de ter mais problemas de segurança relacionados às diferentes plataformas, também se torna mais fácil para os hackers realizarem tentativas de phishing ou obter acesso a informações e dados privados devido a possíveis confusões. Quando você tem muitos funcionários se comunicando em várias plataformas com diferentes usos, a confusão está fadada a acontecer.

De acordo com um estudo da Verizon, mais de 1/5 das violações de segurança cibernética ocorrem devido a erro humano, o que mostra que simplificar a comunicação tanto quanto possível pode reduzir erros cruciais.

5. Confie na autenticação de dois fatores

Muitas organizações estão migrando para a autenticação de dois fatores (2FA) para o gerenciamento de segurança de dados. Este método confirma a identidade de um usuário exigindo primeiro um nome de usuário e uma senha, bem como outra informação, seja uma resposta a uma “pergunta secreta” ou talvez um PIN que foi enviado para seu telefone celular.

As senhas muitas vezes podem ser comprometidas ou roubadas, mas com 2FA, as chances de alguém também ter a resposta da pergunta de segurança adicional ou um PIN são improváveis. Essa camada adicional no processo de segurança pode fornecer aos funcionários remotos e às suas organizações a tranquilidade de que precisam nesta era digital, quando as senhas não são mais suficientes.

Você gostou das dicas para proteção de dados em equipes de vendas remotas? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!